영어이메일_답장이 안올 때 팔로업(Follow up) 방법_총 정리

답장이 안올 때 보낼 수 있는 Follow up메일에 대해 총 정리해보겠습니다.

제 업무 담당 지역은 미주 지역(미국+중남미)인데,

업무상 시차 때문에 주로 이메일로 업무를 진행하게 됩니다.

문제는 시차 때문에 답장을 제 때 받는 것이 쉽지 않습니다.

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시차가 같으면 이메일을 상대방이 근무하는 시간 동안 보낼 수 있기에 빠른 피드백을 받을 수 있고,

급할 경우엔 전화라도 할 수 있지만, 제 경우엔 둘 다 해당이 안되기에

업무의 상당 부분을 이메일에 의존할 수 밖에 없습니다.

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결제 기한 및 선적 일정 등 데드라인은 닥쳐오는데 

지구 반대편에선 깜깜 무소식이면 정말 답답한데 할 수 있는 것은 별로 없습니다.

그래서 이번 포스팅에선 이메일 독촉하는 표현에 대해 알아보겠습니다.

 

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Step 1 가능한 공손히 독촉하기

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처음에는 상대가 업무 및 개인적인 사유로 바쁘거나 메일을 확인하지 못해서 회신을 못한 것일 수 있습니다.

그래서 첫 독촉 때는 공손한 표현을 사용하여 독촉하는 것을 권해드립니다.

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1) I would appreciate if you could respond to my previous email by today 6 pm.

(오늘 오후 6시까지 이전에 보내 드린 이메일에 대한 회신을 시주면 감사하겠습니다.)

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-> Appreciate 을 활용하여 상대방에게 정중히 독촉하는 표현입니다.

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2) It is a gentle reminder that the submission of supporting documents is due on June.6th.

(보충자료 제출 기한이 6월 6일까지 라는 것을 알려드립니다.)

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'Gentle reminder' 는 뜻 그대로 강압적이지 않은, 부드럽게 상기시켜 준다는 의미입니다.

보통 마감 기한 하루나 이틀정도 전에 마감일을 상기시켜 주어야 할 때 쓰는 표현입니다.

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3) It would be a big help if you could respond back to me by tomorrow before noon.

(내일 정오까지 이메일 회신을 주시면 큰 도움이 되겠습니다.)

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Appreciate 이 너무 격식 있는 뉘앙스가 강하기 때문에

자주 상대하는 동료들에게 보낼 경우에는 보다 친근한 'Big help' 라는 표현을 사용할 수 있습니다.

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그럼 위 표현들을 사용해 간단한 이메일을 만들어 보겠습니다,

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(1)

Hi Peter,

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I understand it is a busy time for you now,

but I would appreciate if you could respond to my previous email by today.

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Thank you.

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(2)

Hello John,

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I am sorry to rush you, but I would like to give you a gentle reminder that 

the submission of financial report is due on Wednesday, June 6th.

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Thank you.

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(3)

Hi Sara,

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I hope you could have a chance to look at my previous email on system migration plan. 

It would be a big help if you could give me your confirmation by tomorrow before noon.

​

Thank you.

 

 

 

그래도 답이 오지 않네요...

그럼 다시 메일을 또 보내야겠죠..

 

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Step 2 첫번째 재촉 후 회신이 없을 때 보다 세게 독촉하기

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이번엔 첫 번째 요청 이메일에 회신이 없을 때 추가로 독촉을 하는 표현들을 알아보도록 하겠습니다.

기한은 다가오는데, 답장은 없고...당연히 더 재촉할 수 밖에 없습니다.

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두번째 메일이니만큼 압박은 높여야겠지만 그래도 어느 정도의 예의는 지켜야합니다.

앞으로도 계속 일을 할 사이이기 때문에

아래의 표현들을 사용해 정중한 내용으로 메일 작성 잊지 마시기 바랍니다.

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1) Follow up 하기 (Would like to를 사용한 정중한 부탁)

 

I would like to follow up with you on my previous email I sent you last week.

지난주에 보내 드린 이메일에 대해 확인 (follow up)을 하고싶습니다.

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2) 독촉 전 상대방 입장부터 배려하는 척? 하기 (Understand를 사용하여 상대방을 배려)

 

I understand that it is a busy moment for you now,

but I would appreciate if you could provide the sales data within today.

바쁘신 때라는 것을 알고있습니다만 오늘까지 매출 데이터를 보내주시면 감사하겠습니다. ​

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3) 진행상황 확인하기 (Share를 사용하여 보다 부드럽게 진행상황 공유를 부탁)

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I would appreciate if you could share the status of previous request about contract amendment with me.

지난번에 보내 드린 계약서 수정관련 요청사항에 대한 상황을 알려주시면 매우 감사하겠습니다.

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4) 이메일 확인 요청하기 (Wondering을 사용하여 궁금한점 확인)

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I was wondering if you were able to take a look on my email I sent you on Monday this week.

제가 이번주 월요일 보내 드린 이메일을 확인해 볼 수 있으셨는지요?

 

 

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Step3 그래도 회신이 없을 때!!

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1. 인사는 생략합니다.

인내심이 바닥이 났고, 시간도 없는데 인사는 무슨 인사입니까

인사는 생략하고 바로 시작합니다.

이메일 첫 줄에 'Dear' 는 커녕 'Hi'나 'Hello'도 없이

바로 이름부터 시작된다면 뭔가 심각한 분위기를 연출 할 수 있습니다. 다음과 같이요.

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James,

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뭔가 한국말로 생각해도 평소에는 인사말이 왔는데,

갑자기 ~씨 이러면서 인사말이 생략된 채로 메일이 시작된다면

뭔가 심상치 않는 느낌이 들지 않을까요?

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​

2. 인사는 생략했으니, 본론부터 바로

 

인사도 없으니 안부도 생략하고 본론으로 들어갑니다.

우선, 아래와 같이 지난 번에 보낸 메일의 내용을 환기시키는 방식으로 메이를 시작합니다.

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I have been requesting you for vendor information update since last Monday.

(지난 월요일부터 당신에게 업체 정보 업데이트를 요청 했었습니다)

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3. 당신 때문에~! (상대방 탓 ㄱㄱ)

어떤 문제가 생겼는지 바로 언급해줍니다.

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Our finance department could not make payment to the vendor since last week due to the outdated vendor information in the system.

(시스템 상에서 업체 정보가 업데이트 되지 않아 지난주 부터 재무팀에서 업체에 지급처리를 할 수 없었습니다)

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It will definitely affect our credit and reputation in the business.

(이런 미지급 사태는 사업상 당연히 우리 신용과 평판에 영향을 미칠겁니다)

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4. 너 네 상사or팀에 말할겁니다~

 

최후 독촉에서 활용할 수 있는 방법은 이르기!입니다.

영어로는 이른다를 어떻게 표현 해야할까요?

업무에선 보통 'Escalation' 이라는 표현을 많이 씁니다.

예 에스컬레이터의 그 의미인데요, 말 그대로 이 문제를 위로 올려버린다 라는 의미입니다.

위라면 보통 상급자를 의미합니다.

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If you don't take any immediate actions today, I would have to escalate this issue to your manager. ​

(오늘 당장 조치를 취하지 않으신다면 이 건과 관련 당신 매니저에게 알리겠습니다)

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5. 볼드체 및 색깔을 통한 강조

 

저는 개인적으로 사용하는 방법은 아니지만 (너무 강력해서..)

이메일의 주요 내용을 색깔과 굵은 글자로 강조하는 방법도 있습니다.

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위의 내용을 연결하여 하나의 메일을 만들어보겠습니다.

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James,

​

I have been requesting you for vendor information update​ since last Monday.

Finance department could not make payment to the vendor since last week due to the outdated vendor information in the system. It will definitely affect our credit and reputation in the business. ​

If you don't take any immediate actions today, I would have to escalate this issue to your manager. ​

​

Regards,

Austin

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오늘은 독촉하는 영어메일 작성에 대해 알아봤습니다.

제가 언급한 내용 고려해, 상황에 맞게 필요한 부분 활용하시길 바랍니다.

유용한 표현이 되길 바랍니다.

 

글을 작성하는 이 시기엔 코로나가 굉장히 심각한데요.

오늘은 확진자가 1,000이 넘게 나왔습니다.

날씨도 추운만큼 코로나 때문이 아니라 추위로부터 발생하는 각종 질병도 함께 조심하셔야 됩니다.

힘든 시국인데, 다들 몸 조심하시고, 마스크 잘 쓰시고

평소에 손 잘 씻어서 건강한 겨울 보내시기 바라겠습니다.

 

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